W artykule: 

• Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce i jego wpływ na rolników. 
• Zmiany w sposobie przyjmowania i wysyłania faktur – co to oznacza dla codziennej pracy gospodarstw. 
• Najważniejsze terminy i praktyczne konsekwencjeh dla dokumentacji sprzedażowej i kosztowej. 

​
Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się faktem

Od 1 lutego 2026 roku faktury nie będą już mogły być wysyłane w formie tradycyjnej, np. jako PDF na e-mail – obowiązkowe stanie się korzystanie z centralnej platformy Ministerstwa Finansów.

Nowy model fakturowania zmienia obieg dokumentów w całym łańcuchu gospodarczym – również w rolnictwie. Faktury sprzedażowe i zakupowe muszą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w postaci elektronicznej, strukturalnej (w formacie XML zgodnym ze schematem FA(3)).

Dla rolników oznacza to koniec z otrzymywaniem faktur kosztowych tradycyjną pocztą lub mailem – od momentu wejścia w życie obowiązku faktury będą dostępne wyłącznie w systemie KSeF, do którego trzeba mieć dostęp przez logowanie. 

Kiedy zaczyna się obowiązek e-fakturowania w KSeF?

Nowe przepisy wprowadzają etapowy harmonogram: 

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF zaczyna się dla największych podmiotów gospodarczych (tych z przychodami przekraczającymi 200 mln zł w 2024 r.). 
• 1 kwietnia 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT, niezależnie od wielkości działalności. 
• 1 stycznia 2027 r. – termin wejścia obowiązku dla mikro-podatników (miesięczna sprzedaż poniżej określonego progu), choć już wcześniej możliwe będzie dobrowolne korzystanie z systemu. 

Faktury ustrukturyzowane – co trzeba wiedzieć

W ramach KSeF: 

• Faktury muszą być wystawione i przesłane przez system KSeF, a nie jako załącznik PDF do e-maila – PDF nadal może pełnić jedynie funkcję informacyjną, ale nie zastępuje faktury księgowej.
• Data nadania numeru KSeF jest jednocześnie datą otrzymania faktury – kluczową dla terminów płatności i odliczeń VAT. 
• Odbiorca faktury będzie musiał samodzielnie pobierać dokumenty z systemu lub korzystać z oprogramowania zintegrowanego z KSeF, które automatycznie synchronizuje faktury w księgowości. 

Konsekwencje praktyczne dla rolników

• Konieczność dostosowania systemów księgowych i procedur – gospodarstwa i ich księgowi muszą zapewnić kompatybilność narzędzi z KSeF oraz sprawne logowanie i pobieranie faktur. 
• Konieczność regularnego logowania do systemu KSeF – brak automatycznych powiadomień o nowych fakturach oznacza, że faktury zakupowe trzeba pobierać samodzielnie. 
• Brak wysyłania faktur tradycyjnymi kanałami – faktura ustrukturyzowana w KSeF jest uznawana za doręczoną niezależnie od zgody odbiorcy na ten kanał. 

KSeF a bieżąca działalność rolnicza

W praktyce e-fakturowanie przez KSeF ma przynieść: 

• usprawnienie obiegu dokumentów i automatyzację księgowości, 
• większe bezpieczeństwo danych i kontrolę fiskalną, 
• standaryzację faktur w całej gospodarce, co może zmniejszyć liczbę błędów powstających przy ręcznym wprowadzaniu danych. 

Jednak transformacja ta wymaga także przygotowania technicznego i organizacyjnego – zarówno w gospodarstwach rolnych, jak i w firmach dostarczających produkty i usługi rolnicze.